Wie organisiert man CAD-Daten bei 5 Konstrukteuren?

Eine gemeinsame Ablagestruktur schaffen

CAD-Daten sollten nicht auf persönlichen Laufwerken oder individuellen Ablagen verteilt sein. Alle Beteiligten benötigen eine verbindliche Struktur. Doch ein zentraler Ordner allein löst noch nicht alle Fragen.Bei gemeinsam genutzten Konstruktionsdaten muss eindeutig sein:

• Welche Version ist aktuell?
• Welche Revision ist freigegeben?
• Wer bearbeitet eine Datei?
• Welche Dateien gehören zusammen?
• Welche Dokumente wurden bereits ausgegeben?

Gerade wenn mehrere Konstrukteure gleichzeitig an einer Maschine oder an verschiedenen Baugruppen arbeiten, reicht es nicht mehr aus, nur zu wissen, wo eine Datei gespeichert ist. Ebenso wichtig ist, welchen Status sie hat und ob andere Mitarbeiter gerade mit derselben Datei oder davon abhängigen Baugruppen arbeiten. Mit zunehmender Zahl an Projekten wächst außerdem der Datenbestand. Ähnliche Dateinamen, verschiedene Projektordner und Kopien bereits vorhandener Konstruktionen erschweren es, den richtigen Stand zuverlässig zu erkennen.

Je stärker diese Informationen über Dateinamen und persönliche Absprachen organisiert werden, desto größer wird die Fehleranfälligkeit.

Wiederverwendung systematisch ermöglichen

Ein großer Vorteil gewachsener Konstruktionsabteilungen ist der Bestand vorhandener Lösungen. Aber nur, wenn diese wiedergefunden werden. 

Konstrukteure sollten erkennen können, ob ein Artikel oder eine Baugruppe bereits existiert, bevor etwas neu konstruiert wird.

Dafür müssen CAD-Daten nicht nur abgelegt, sondern anhand ihrer Eigenschaften auffindbar sein.

Je größer der Datenbestand wird, desto schwieriger ist es, vorhandene Konstruktionen allein über Ordner und Dateinamen zu finden. Eine strukturierte Suche nach Artikelmerkmalen, Eigenschaften oder Verwendungszwecken erleichtert die Wiederverwendung und verhindert, dass ähnliche Teile unnötig mehrfach angelegt werden.

Gerade bei mehreren Konstrukteuren ist das wichtig: Nicht jeder kennt alle Baugruppen und Lösungen, die Kollegen in früheren Projekten bereits entwickelt haben. Sind vorhandene Konstruktionen zentral auffindbar, kann das Team auf bestehendes Wissen zurückgreifen, anstatt ähnliche Lösungen immer wieder neu zu erstellen.

Referenzen berücksichtigen

CAD-Dateien stehen selten allein. Baugruppen referenzieren Einzelteile, Zeichnungen gehören zu Modellen und Neutralformate zu bestimmten Versionsständen.

Wer Dateien einfach verschiebt, kopiert oder umbenennt, kann diese Zusammenhänge beschädigen.

Eine gute CAD-Datenorganisation berücksichtigt deshalb auch Referenzen. Gerade bei komplexeren Baugruppen muss nachvollziehbar bleiben, welche Dateien miteinander verknüpft sind. Andernfalls können fehlende oder falsche Referenzen dazu führen, dass Baugruppen nicht mehr vollständig oder mit einem falschen Stand geöffnet werden.

Mit mehreren Konstrukteuren steigt diese Herausforderung zusätzlich. Änderungen an einer Datei können Auswirkungen auf Baugruppen haben, mit denen andere Kollegen arbeiten. Deshalb sollte nicht nur die einzelne CAD-Datei betrachtet werden, sondern auch, wo sie verwendet wird und welche weiteren Dateien von einer Änderung betroffen sein können.

Wann reicht eine zentrale Ablage nicht mehr?

Wenn ein Team regelmäßig über Fragen zu Versionen, Freigaben, Dubletten, Referenzen oder Wiederverwendung stolpert, sollte über ein PDM-System nachgedacht werden.

Ein PDM (Produktdatenmanagementsystem) schafft eine zusätzliche Verwaltungsebene über den eigentlichen Dateien.

Dadurch werden nicht nur Speicherorte, sondern auch Zusammenhänge und Zustände verwaltet. Konstrukteure können so beispielsweise erkennen, welcher Stand aktuell ist, wer eine Datei bearbeitet und welche Revision freigegeben wurde. Das reduziert die Abhängigkeit von Dateinamen, Ordnerstrukturen und persönlichen Absprachen.

Damit verändert sich auch die Zusammenarbeit im Konstruktionsteam: Statt eigene Regeln für Ablage, Benennung und Abstimmung einhalten zu müssen, können zentrale Vorgaben direkt im System unterstützt werden. Gerade wenn neue Konstrukteure hinzukommen oder die Zahl der gleichzeitig laufenden Projekte wächst, lassen sich Arbeitsweisen dadurch einheitlicher organisieren und neue Mitarbeiter leichter in bestehende Strukturen integrieren.

Reicht Ihre CAD-Ablage noch aus?

Versionen, Revisionen, Referenzen, Wiederverwendung: Mit wachsendem CAD-Datenbestand steigen auch die Anforderungen an die Organisation.

Mit unserem 5-Minuten-CAD-Daten-Check prüfen Sie anhand konkreter Fragen, wie gut Ihre heutige Ablage noch funktioniert – und an welchen Stellen zusätzlicher Such- oder Abstimmungsaufwand entsteht.

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Mein Fazit:

Auch bei fünf Konstrukteuren kann professionelles CAD-Datenmanagement sinnvoll sein. Die entscheidende Frage ist nicht: „Sind fünf Mitarbeiter genug für ein PDM?“

Sondern: „Wie komplex sind die Daten, die diese fünf Mitarbeiter gemeinsam verwalten müssen?“

Falls Sie sich zu diesem Thema mit mir austauschen wollen, kontaktieren Sie mich gerne telefonisch oder per E-Mail anzeigen.

Über den Autor

Maximilian Dietz ist Geschäftsführer Vertrieb bei der all4cad GmbH. Er kennt die Herausforderungen des                                                                              Maschinen- und Anlagenbaus aus der Praxis – und weiß, wie Software echte Arbeit erleichtert.

Mit Leidenschaft für digitale Prozesse und effizientes Projektmanagement unterstützt er mittelständische                                                                          Unternehmen dabei, ihre technischen Abläufe zu vernetzen und zu optimieren.

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