Was mit 10 Mitarbeitern funktioniert hat – warum funktioniert es nicht mit 30?

Warum funktionieren kleine Teams anders?

Bei zehn Mitarbeitern weiß häufig jeder ziemlich genau, woran die anderen arbeiten.

Eine Information fehlt? Man fragt kurz nach.

Ein Bauteil wurde geändert? Konstruktion und Einkauf stimmen sich direkt ab.

Der Geschäftsführer möchte wissen, wie weit ein Projekt ist? Er kennt den Kunden, die Maschine und meistens auch die aktuellen Schwierigkeiten.

Viele Informationen werden dadurch über persönliche Kommunikation transportiert.

Das ist schnell, flexibel und unkompliziert.

Mit zunehmender Unternehmensgröße wird genau dieses Prinzip schwieriger.

Mehr Mitarbeiter bedeuten mehr Schnittstellen

Wächst das Unternehmen, werden Aufgaben stärker verteilt. Aus einer direkten Abstimmung zwischen wenigen Personen entsteht ein Informationsfluss zwischen Konstruktion, Einkauf, Arbeitsvorbereitung, Projektleitung, Lager, Buchhaltung und Geschäftsführung.

Gleichzeitig laufen mehr Projekte parallel. Damit steigt nicht nur die Menge der Informationen. Es steigt vor allem die Zahl der Personen, die auf aktuelle Informationen angewiesen sind.

Eine Konstruktionsänderung betrifft dann beispielsweise nicht mehr nur den Konstrukteur. Sie kann Auswirkungen auf Einkauf, Liefertermine, Kosten und Montage haben.

Plötzlich entstehen immer mehr Listen

Viele Unternehmen reagieren pragmatisch. Für eine fehlende Übersicht wird eine Excel-Liste erstellt. Der Einkauf führt eine eigene Liste. Die Projektleitung erstellt eine weitere Übersicht. Für bestimmte Projekte entstehen zusätzliche Tabellen.

Jede einzelne Liste erfüllt zunächst ihren Zweck.

Problematisch wird es, wenn dieselben Informationen an mehreren Stellen gepflegt werden. Dann entstehen neue Fragen:

• Welche Liste ist aktuell?
• Wurde die Änderung überall eingetragen?
• Ist die Position schon bestellt?
• Welche Menge wird tatsächlich benötigt?
• Aus einer einfachen Lösung wird zusätzlicher Abstimmungsaufwand.

Wissen wird zum Engpass

Auch das Wissen einzelner Mitarbeiter bekommt mit zunehmender Größe eine andere Bedeutung. Solange jeder weiß, wer für welche Information zuständig ist, funktioniert persönliche Abstimmung.

Mit mehr Mitarbeitern wird es schwieriger. Neue Kollegen kennen die gewachsenen Strukturen noch nicht. Bei Urlaub oder Krankheit fehlen Ansprechpartner. Informationen müssen immer wieder erklärt oder gesucht werden.

Das Unternehmen verfügt zwar über das notwendige Wissen – aber es ist nicht überall dort verfügbar, wo es gebraucht wird.

Der Geschäftsführer kann nicht mehr alles im Kopf behalten

Besonders deutlich wird Wachstum häufig in der Geschäftsführung. Was früher problemlos möglich war – jedes Projekt, jeden Kunden und viele Details im Kopf zu behalten – wird zunehmend schwierig.

Trotzdem laufen viele Fragen weiterhin beim Geschäftsführer zusammen. Damit wird aus der Stärke eines kleinen Unternehmens langsam ein Engpass.

Der Geschäftsführer sollte Entscheidungen treffen können, ohne gleichzeitig die zentrale Informationsstelle für den gesamten Betrieb sein zu müssen.

Woran erkennt man, dass die Organisation nicht mitgewachsen ist?

Typische Hinweise sind:

• immer mehr Excel-Listen,
• häufige Rückfragen zum Projektstatus,
• doppelte Datenpflege,
• unterschiedliche Informationsstände,
• hohe Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern,
• viele operative Fragen an die Geschäftsführung,
• aufwendige Projektbesprechungen und
• Probleme, die erst spät sichtbar werden.

Dabei gibt es keine bestimmte Mitarbeiterzahl, ab der diese Probleme automatisch auftreten. Entscheidend ist die Komplexität.

Ein Sondermaschinenbauer mit 20 Mitarbeitern und vielen individuellen Projekten kann einen höheren Koordinationsbedarf haben als ein deutlich größeres Unternehmen mit wiederkehrenden Produkten.

Mehr Struktur heißt nicht mehr Bürokratie

Die Antwort darauf sollte nicht sein, jeden Arbeitsschritt zu reglementieren. Gerade im Sondermaschinenbau sind Flexibilität und schnelle Entscheidungen wichtig.

Mehr Struktur bedeutet vielmehr, Informationen dort verfügbar zu machen, wo sie benötigt werden. 

• Mitarbeiter müssen dann nicht mehr fragen, was bereits im Unternehmen bekannt ist.
• Daten müssen nicht mehrfach erfasst werden.
• Und Projektstände müssen nicht für jede Besprechung neu zusammengesucht werden.

Mein Fazit:

Wenn Abläufe, die mit zehn Mitarbeitern gut funktioniert haben, mit 30 Mitarbeitern zunehmend schwierig werden, ist das zunächst ein Zeichen dafür, dass sich das Unternehmen weiterentwickelt hat.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht: „Was machen wir plötzlich falsch?“

Sondern:

„Sind unsere Informationswege und Prozesse gemeinsam mit unserem Unternehmen gewachsen?“

Falls Sie sich zu diesem Thema mit mir austauschen wollen, kontaktieren Sie mich gerne telefonisch oder per E-Mail anzeigen.

Über den Autor

Maximilian Dietz ist Geschäftsführer Vertrieb bei der all4cad GmbH. Er kennt die Herausforderungen des                                                                              Maschinen- und Anlagenbaus aus der Praxis – und weiß, wie Software echte Arbeit erleichtert.

Mit Leidenschaft für digitale Prozesse und effizientes Projektmanagement unterstützt er mittelständische                                                                          Unternehmen dabei, ihre technischen Abläufe zu vernetzen und zu optimieren.

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