Warum nutzen unsere Mitarbeiter trotz ERP weiterhin Excel?

Excel ist häufig ein Symptom

Mitarbeiter erstellen zusätzliche Listen meist nicht ohne Grund. Sie versuchen damit, eine konkrete Aufgabe einfacher zu lösen.

Vielleicht fehlt eine Übersicht über offene Projektpositionen.

Vielleicht lässt sich der Beschaffungsstatus einer Maschine nicht schnell erkennen.

Oder das ERP setzt einen Prozess voraus, der im eigenen Unternehmen so gar nicht stattfindet.

Excel schließt dann eine Lücke. Mit der Zeit entstehen so neben dem ERP eigene Arbeitslisten, die für den täglichen Ablauf immer wichtiger werden. Informationen werden dadurch an mehreren Stellen gepflegt und unterschiedliche Datenstände können entstehen.

Besonders schwierig: Projektfertigung mit einem ERP für lineare Prozesse

Viele ERP-Prozesse lassen sich vereinfacht so darstellen:

Stückliste fertig → Material disponieren → Fertigen → Ausliefern

Im Sondermaschinenbau läuft die Realität häufig anders.

Die Konstruktion arbeitet noch, während der Einkauf bereits Langläufer beschafft. Stücklisten wachsen. Mengen ändern sich. Positionen werden ersetzt.

Wenn das ERP erst sinnvoll genutzt werden kann, sobald die Stückliste abgeschlossen ist, suchen Mitarbeiter einen anderen Weg.

Und dieser Weg heißt häufig Excel. Dort werden vorläufige Stücklisten, offene Positionen oder bereits bestellte Teile zusätzlich festgehalten. So kann der Einkauf weiterarbeiten, obwohl die Konstruktion noch läuft – allerdings entsteht damit eine parallele Datenbasis neben dem eigentlichen ERP-System.

Typische Gründe für Excel trotz ERP

• Das ERP bietet keinen geeigneten projektbezogenen Überblick.
• Informationen aus der Konstruktion fehlen.
• Stücklisten müssen manuell übertragen werden.
• Änderungen sind nicht ausreichend sichtbar.
• Mitarbeiter benötigen eine flexiblere Arbeitsliste.
• Bestell- und Konstruktionsstatus lassen sich nicht gemeinsam betrachten.
• Auswertungen sind zu aufwendig.
• Der tatsächliche Prozess weicht vom vorgesehenen ERP-Prozess ab.

Wer diese Listen abschaffen möchte, sollte zunächst verstehen, warum sie entstanden sind.

Eine hilfreiche Frage an die Mitarbeiter lautet: „Welche Aufgabe könnt ihr mit dieser Excel-Liste besser erledigen als mit unserem ERP?“

Die Antworten zeigen sehr schnell, wo Informations- oder Prozesslücken bestehen.

Vielleicht passt nicht der Mitarbeiter zum System – sondern das System nicht zum Prozess

Gerade bei Projektfertigern sollte ein ERP damit umgehen können, dass Informationen schrittweise entstehen.

Eine noch nicht abgeschlossene Stückliste ist im Sondermaschinenbau keine Ausnahme.

Sie ist Teil des Prozesses.

Kann ein bestehendes ERP diese Arbeitsweise nicht ausreichend unterstützen, entstehen zwangsläufig Nebenlösungen.

Mitarbeiter schaffen sich dann eigene Wege, um trotzdem arbeitsfähig zu bleiben und fehlende Informationen zu ergänzen.

Mein Fazit:

Excel trotz ERP ist nicht automatisch ein Zeichen mangelnder Akzeptanz. Es kann ein Hinweis darauf sein, dass ERP und tatsächlicher Arbeitsprozess nicht ausreichend zusammenpassen.

Deshalb sollte die erste Frage nicht lauten: „Wie schaffen wir Excel ab?“

Sondern: „Welches Problem lösen unsere Mitarbeiter damit, das unser ERP heute nicht löst?“

Falls Sie sich zu diesem Thema mit mir austauschen wollen, kontaktieren Sie mich gerne telefonisch oder per E-Mail anzeigen.

Über den Autor

Maximilian Dietz ist Geschäftsführer Vertrieb bei der all4cad GmbH. Er kennt die Herausforderungen des                                                                              Maschinen- und Anlagenbaus aus der Praxis – und weiß, wie Software echte Arbeit erleichtert.

Mit Leidenschaft für digitale Prozesse und effizientes Projektmanagement unterstützt er mittelständische                                                                          Unternehmen dabei, ihre technischen Abläufe zu vernetzen und zu optimieren.

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