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Welcher Kunde hat Priorität?
Was wurde bei diesem Projekt vereinbart?
Dürfen wir das bestellen?
Wer kümmert sich darum?
Wie dringend ist die Änderung?
In kleinen Unternehmen landen solche Fragen häufig bei der Geschäftsführung.
Nicht unbedingt, weil nur dort Entscheidungen getroffen werden dürfen. Sondern weil dort die meisten Informationen zusammenlaufen.
In kleinen Teams ist dieses Modell effizient.
Die Geschäftsführung ist nah am Tagesgeschäft, kennt Kunden persönlich und bekommt viele Entwicklungen unmittelbar mit.
Informationen müssen nicht aufwendig dokumentiert werden, wenn die relevante Person ohnehin beteiligt ist.
Mit zunehmender Zahl an Mitarbeitern und Projekten verändert sich das.
Die Menge an Informationen wächst – die verfügbare Zeit der Geschäftsführung nicht.
Eine wichtige Unterscheidung lautet:
Braucht der Mitarbeiter eine Entscheidung – oder lediglich eine Information?
Wenn Mitarbeiter den Geschäftsführer fragen müssen, weil nur er weiß, wie der aktuelle Stand ist, entsteht unnötige Abhängigkeit.
Eine echte Entscheidung gehört möglicherweise weiterhin zur Geschäftsführung.
Der aktuelle Bestellstatus, Liefertermin oder Projektstand sollte dagegen nicht nur dort verfügbar sein.
Wenn zu viele Informationen bei einzelnen Personen zusammenlaufen, entstehen:
Besonders problematisch wird es, wenn Informationen zwar vorhanden sind, aber niemand weiß, wo sie zu finden sind.
Digitalisierung bedeutet nicht, Verantwortung abzuschaffen.
Im Gegenteil.
Eine gute Informationsstruktur sorgt dafür, dass Mitarbeiter selbst auf die Informationen zugreifen können, die sie für ihre Aufgaben benötigen.
Damit wird klarer getrennt:
Information: für die Beteiligten verfügbar.
Entscheidung: bei der verantwortlichen Person.
Der Geschäftsführer bleibt damit Entscheider – muss aber nicht gleichzeitig Suchmaschine des Unternehmens sein.
Dass viele Informationen bei der Geschäftsführung zusammenlaufen, ist in einem kleinen Unternehmen zunächst normal. Mit zunehmendem Wachstum kann daraus jedoch ein Engpass entstehen.
Die entscheidende Frage lautet: „Welche Fragen müssen wirklich von mir entschieden werden – und welche könnten meine Mitarbeiter selbst beantworten, wenn die Informationen verfügbar wären?“
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Nataša Gödde arbeitet im Marketing der all4cad GmbH und begeistert sich für alles, was Technik verständlich macht. Ob ERP, PDM oder digitale Prozesse - sie verbindet Fachwissen mit Sprache, um komplexe Themen klar und anschaulich zu erklären.
Ihr Herz schlägt für die Stückliste - denn sie zeigt, wie aus vielen Einzelteilen ein Ganzes entsteht.
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