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Ein PDM-System (Product Data Management) verwaltet die technischen Daten, die rund um die Konstruktion eines Produktes entstehen. Dazu gehören beispielsweise CAD-Modelle, Zeichnungen, Dokumente, Artikelinformationen, Versionen und Revisionen.
Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) bildet die betriebswirtschaftlichen und operativen Prozesse eines Unternehmens ab. Dazu gehören beispielsweise Einkauf, Verkauf, Materialwirtschaft, Lager, Auftragsabwicklung und projektbezogene Kosten.
Vereinfacht lässt sich der Unterschied so beschreiben:
PDM beantwortet vor allem die Frage: Was wird konstruiert und welcher technische Stand ist aktuell?
ERP beantwortet vor allem die Frage: Was müssen wir daraus beschaffen, fertigen, liefern und kaufmännisch abwickeln?
Im Sondermaschinenbau treffen beide Welten unmittelbar aufeinander.
Ein PDM-System setzt dort an, wo technische Produktdaten entstehen: in der Konstruktion.
Konstrukteure arbeiten täglich mit CAD-Modellen, Zeichnungen und den dazugehörigen Dokumenten. Bei komplexen Maschinen entstehen schnell tausende Dateien und zahlreiche Abhängigkeiten.
Ein PDM-System hilft dabei, diese Informationen strukturiert zu verwalten. Typische Fragen, die ein PDM beantwortet, sind:
Das PDM schafft damit eine verlässliche Datenbasis für die Konstruktion.
Sobald aus einer konstruierten Position ein kaufmännischer oder logistischer Vorgang wird, kommt das ERP ins Spiel.
Ein Einkäufer möchte nicht in erster Linie wissen, welche CAD-Datei zu einem Bauteil gehört. Für ihn stellen sich andere Fragen:
Das ERP verbindet damit Material, Einkauf, Lager, Verkauf und weitere betriebliche Prozesse mit dem Auftrag beziehungsweise Projekt.
Die Abgrenzung lässt sich anhand typischer Fragen aus dem Arbeitsalltag verdeutlichen:
| Frage | PDM | ERP |
|---|---|---|
| Welche Zeichnung ist aktuell? | ✓ | |
| Welche Version eines CAD-Modells ist aktuell? | ✓ | |
| Welche Revision ist freigegeben? | ✓ | |
| Welche Dokumente gehören zum Artikel? | ✓ | |
| Wo wird ein Bauteil verwendet? | ✓ | |
| Ist das Bauteil bereits bestellt? | ✓ | |
| Bei welchem Lieferanten wurde bestellt? | ✓ | |
| Wann wird das Bauteil geliefert? | ✓ | |
| Was kostet das Bauteil? | ✓ | |
| Ist das Material bereits eingegangen? | ✓ | |
| Für welches Projekt wurde bestellt? | ✓ | |
| Technische Produktdaten verwalten | ✓ | |
| Beschaffung und Materialwirtschaft | ✓ | |
| Durchgängiger Prozess von Konstruktion bis Einkauf | PDM & ERP | ERP & PDM |
Die genaue Funktionsverteilung kann sich je nach eingesetzten Systemen unterscheiden. Das Grundprinzip bleibt jedoch: PDM und ERP betrachten dieselben Artikel und Projekte aus unterschiedlichen Perspektiven.
Und genau an der Verbindung dieser Perspektiven entsteht im Sondermaschinenbau eine besondere Herausforderung.
Ein PDM kann die Konstruktionsdaten hervorragend organisieren. Damit ist jedoch noch nicht beantwortet, was mit den konstruierten Teilen anschließend passiert.
Eine Baugruppe kann beispielsweise technisch fertig sein. Für den weiteren Projektablauf muss jedoch geklärt werden:
Welche Teile müssen gekauft werden? Welche sind bereits vorhanden? Was wurde bestellt? Wann wird es geliefert? Welche Kosten entstehen?
Das sind typische Aufgaben des ERP.
Werden PDM und ERP nicht miteinander verbunden, müssen Informationen häufig manuell übergeben werden – beispielsweise über Excel-Exporte, Dateien oder erneute Dateneingaben.
Das führt zu einem Medienbruch zwischen Konstruktion und kaufmännischer Abwicklung.
Umgekehrt ersetzt ein ERP bei einer umfangreichen eigenen Konstruktion nicht automatisch ein PDM-System.
Ein ERP kann Artikel und Stücklisten verwalten. Die Verwaltung komplexer CAD-Strukturen, Dateireferenzen, Versionen, Revisionen und konstruktionsbezogener Dokumente stellt jedoch andere Anforderungen.
Gerade bei umfangreichen Baugruppen und vielen CAD-Dateien benötigt die Konstruktion eine Umgebung, die auf die Verwaltung technischer Produktdaten ausgerichtet ist.
Deshalb ist die Frage „Können wir unsere Artikel im ERP verwalten?“ nicht gleichbedeutend mit:
In der Serienfertigung kann der Übergang relativ klar erscheinen: Ein Produkt wird entwickelt und freigegeben, anschließend wird es wiederholt gefertigt.
Im Sondermaschinenbau ist dieser Ablauf häufig weniger linear.
Eine individuelle Maschine entsteht während des laufenden Projektes. Die Konstruktion entwickelt eine Baugruppe, während andere Bereiche der Maschine noch bearbeitet werden. Gleichzeitig müssen Teile mit langen Lieferzeiten bereits beschafft werden.
Das bedeutet:
Die technische und die kaufmännische Welt arbeiten zeitweise parallel.
Genau deshalb ist eine durchgängige Verbindung zwischen PDM und ERP besonders wertvoll.
Die Stückliste bildet eine wichtige Verbindung zwischen Konstruktion und kaufmännischer Projektabwicklung.
In der Konstruktion entsteht aus CAD-Modellen und Baugruppen eine technische Stückliste. Diese Informationen werden im PDM verwaltet und müssen für nachgelagerte Prozesse nutzbar gemacht werden.
Ohne Integration kann der Ablauf beispielsweise so aussehen: CAD → PDM → Export → Excel → Bearbeitung → ERP
Damit entstehen zusätzliche Arbeitsschritte und potenziell unterschiedliche Datenstände.
Bei einer Integration können relevante Artikel- und Stücklisteninformationen dagegen strukturiert an das ERP übergeben und dort für Einkauf, Materialwirtschaft und weitere Prozesse verwendet werden. Besonders im Sondermaschinenbau ist dabei eine Frage entscheidend:
Was passiert, wenn sich die Konstruktion anschließend wieder ändert?
Denn die einmalige Übertragung einer Stückliste allein macht noch keinen durchgängigen Prozess aus.
Ein Konstrukteur ersetzt einen Artikel oder verändert eine Menge. Im PDM entsteht damit ein neuer technischer Stand. Doch möglicherweise hat der Einkauf auf Grundlage des vorherigen Standes bereits gehandelt.
Dann müssen beide Welten zusammengebracht werden:
PDM: Was hat sich technisch geändert?
ERP: Was ist mit der betroffenen Position kaufmännisch bereits passiert?
Wurde sie angefragt? Wurde sie bestellt? Ist sie bereits geliefert worden?
Genau hier zeigt sich, warum eine durchgängige PDM-ERP-Verbindung im Sondermaschinenbau mehr leisten muss als einen einmaligen Stücklistenexport. Änderungen müssen im Kontext des laufenden Projektes betrachtet werden können.
Bei einer wachsenden Stückliste wird nicht darauf gewartet, dass die komplette Maschine fertig konstruiert ist.
Bereits bekannte und ausreichend definierte Positionen können für nachgelagerte Prozesse zur Verfügung gestellt werden, während die Konstruktion an anderen Bereichen weiterarbeitet.
Das ermöglicht beispielsweise, Langläufer frühzeitig zu beschaffen. Dafür müssen PDM und ERP zusammenspielen:
Die Konstruktion liefert schrittweise neue beziehungsweise geänderte Informationen. Das ERP macht bereits bekannte Positionen für Beschaffung und weitere Prozesse nutzbar.
So kann der Einkauf arbeiten, obwohl die Gesamtstückliste noch nicht abgeschlossen ist.
Nicht zwangsläufig. Welche Systeme benötigt werden, hängt von den eigenen Prozessen ab.
Ein Unternehmen mit umfangreicher eigener CAD-Konstruktion, vielen technischen Dokumenten, Versionen und Revisionen hat andere Anforderungen an das Produktdatenmanagement als ein Unternehmen ohne eigene Konstruktion.
Genauso unterscheiden sich die Anforderungen an ein ERP je nachdem, wie umfangreich Einkauf, Materialwirtschaft, Projektabwicklung, Lager und weitere Prozesse organisiert werden müssen.
Für einen projektorientierten Sondermaschinenbauer mit eigener Konstruktion sollte deshalb nicht zuerst gefragt werden: „PDM oder ERP?“
Sinnvoller sind drei Fragen:
Gerade die dritte Frage entscheidet darüber, ob zwei gute Einzelsysteme auch einen guten Gesamtprozess ergeben.
Bei all4cad bilden pdm4cad und erp4cad die technische und kaufmännische Seite der projektorientierten Auftragsabwicklung ab.
pdm4cad übernimmt das Produktdatenmanagement rund um Artikel, CAD-Daten, Dokumente, Versionen und Revisionen.
erp4cad führt die Informationen in die weitere Projektabwicklung und unterstützt unter anderem Einkauf, Materialwirtschaft und weitere ERP-Prozesse.
Für Sondermaschinenbauer ist insbesondere die Verbindung beider Bereiche relevant: Konstruktionsinformationen können für die nachfolgenden Prozesse genutzt werden, während die Maschine und ihre Stückliste weiter entstehen.
Damit soll der typische Medienbruch zwischen Konstruktion und kaufmännischer Abwicklung vermieden werden.
PDM und ERP lösen unterschiedliche Probleme.
PDM organisiert die technische Produktwelt. ERP organisiert die kaufmännische und operative Projektwelt.
Bei einem Sondermaschinenbauer mit eigener Konstruktion sind diese Welten jedoch eng miteinander verbunden. Deshalb sollte bei der Systemauswahl nicht nur geprüft werden, was PDM und ERP jeweils für sich können.
Entscheidend ist auch:
Wer diese Fragen beantwortet, kommt der Entscheidung „PDM, ERP oder beides?“ deutlich näher.
Falls Sie sich zu diesem Thema mit mir austauschen wollen, kontaktieren Sie mich gerne telefonisch oder per E-Mail anzeigen.
Maximilian Dietz ist Geschäftsführer Vertrieb bei der all4cad GmbH. Er kennt die Herausforderungen des Maschinen- und Anlagenbaus aus der Praxis – und weiß, wie Software echte Arbeit erleichtert.
Mit Leidenschaft für digitale Prozesse und effizientes Projektmanagement unterstützt er mittelständische Unternehmen dabei, ihre technischen Abläufe zu vernetzen und zu optimieren.
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